D) Modul - EVENT oprettelse og PR

Til foreningens bestyrelsesmedlemmer og event-arrangører rundt i landet


Mangler du oplysning om Event og Oprettelse i Modulet samt brug af facebook, så findes det måske her.
Siden opdateres løbende efter de spørgsmål du og andre stiller.  

En del af foreningens PR har hele tiden været at vise, hvad der arrangeres rundt i landet.

Derfor er det vigtigt at afdelingernes invitationer vises på hjemmesidens del med EVENT TILMELDING og på vores facebook hovedside: VIRKSOMME kvinder – Netværk i DK med en Begivenhed, der har link til Eventet her på siden. 

EVENT LISTE - rul ned, alle kan se aktuelle arrangementer, vælg og klik (+ tilmeld arr. og evt. tilvalg)
 
KALENDER - alle kan se og printe en Event kalender-/ program-oversigt ved at klikke på Agenda og klikke på print-ikonet: 
Det er derfor nødvendigt at alle afdelingers Events oprettes (Agenda-oversigten kan evt. erstatte afdelingernes programmer). 

EVENT oprettelse - fremsendelse af invitation og foto-krav:

  1. Ophavsrettigheds-regler* for foreninger og erhverv skal følges, dvs.: 
    Invitation må KUN indeholde illustrationer og fotos, der er firmaers gratis pressefoto, fra hjemmesider med gratis fotos (+ evt. fotograf-navn) eller egne fotos. 
  2. Når lokalafdelingens invitation til arrangementet udsendes, skal den samtidig (helst før) mailes til email: info@virksommekvinder.dk (den går direkte til web-redaktør). 
  3. Fotos* anvendt på invitation vedhæftes selvstændigt mailen til web-redaktør, til brug på hjemmeside og fb. 
  4. Event-oplysninger hentes fra jeres invitation af web-red. samt lidt flere ønskes - se nedenfor.
  5. Eventet lægges op af web-redaktør - så hurtigt som muligt - på hhv.: 
    a) Hjemmesiden under: EVENT TILMELDING 
    b) Begivenhed på Vk facebook hovedsiden: VIRKSOMME kvinder - Netværk i DK 

FACEBOOK - Gratis PR med hjælp af medlemmerne

  1. Facebook-profil oprettes med din egen email (gmail el.lign. IKKE firma), overvej hvilke private oplysninger der tilføjes
  2. Hvert medlem, der har en facebook-profil, kan nemt og gratis hjælpe foreningen med at synliggøre at de er medlem af Vk, ved på egen fb-profil under Indstillinger og Arbejde at skrive: Medlem af VIRKSOMME kvinder - tak :-) 
  3. Medlemmer på fb kan hurtigt følge med i nyt ved at starte med at klikke 'Følg' og 'Synes godt om' på Vk facebook hovedsiden: VIRKSOMME kvinder - Netværk i DK  
  4. Derefter kan betalende Vk-medlemmer blive inviteret til den lukkede medlemsgruppe: VIRKSOMME kvinder - Netværks Medlems Gruppen 
  5. Begivenhed skal DELES af den fb-ansvarlige fra den respektive Lokalafdeling TIL den lukkede medlemsgruppe: VIRKSOMME kvinder - Netværk Medlems Gruppe (NB: Der kan IKKE deles FRA en lukket gruppe). 
  6. Opslag og Begivenhed må meget gerne Likes og Deles af medlemmerne, gerne med en lille kommentar enten 'Offentligt' eller til deres egne Venner. 

Medlemmernes tilmelding foretages via EVENT LISTE

Når EVENT er oprettet på hjemmesiden er det en stor fordel for arrangøren og medlem at tilmelde sig der (som kort forklaret til visningen af Klubmodul inden generalforsamling 2019). 
  1. Medlem tilmelder sig + evt. tilvalg til Eventet (yderligere besked til arrangør kan skrives nederst på tilmelding).
  2. Medlem modtager automatisk en kvittering fra Eventet pr. mail ved tilmelding.
  3. Arrangøren (oplyst email) modtager automatisk hver tilmelding med evt. gæsteantal og tilvalg for Eventet. 
  4. Bestyrelsen / Arrangøren kan via best-adgang til Klubmodul, se en opsamling af deltagere og tilvalg under Eventet, og kan printe en samlet liste med de tilmeldte.
    HVIS alle deltagere har TILMELDT sig under EVENTET (der skal ikke betales noget - endnu i 2019).

EVENT-oplysninger, der SKAL oplyses (af arrangøren) og SKAL anvendes ved oprettelsen (udføres pt. af web-redaktør):  

På billedet af skabelonen kan I se, hvilke oplysninger, der skal bruges, for at udfylde og oprette et EVENT: 
 
 
NB: Fed og kursiv er vigtige oplysninger fra arrangøren til web-redaktør - tak 
  • Afdnr + Emne (kort) 
  • Kun for afdelingen? Eller for flere afdelinger (evt. hvilke)? Eller for hele landet?
  • Startdato og kl.  
  • Slutdato og kl. (ca)
  • Stedets navn (bygning, firma mv.) 
  • Fuld adr. incl. Postnr 
  • Evt. særligt mødested? evt. adr.? kl.?
  • Sortering = måned
  • Pris = kr. 0 (Medlemspris og Ej medlemspris evt. +25%, udfyldes ikke her - endnu, kun på invitation) 
  • Max. deltagerantal (evt. min.) for automatisk at kunne meddele udsolgt.
  • Må der komme gæster med? Antal? = web-redaktør opretter et gæstefelt (Ej medlemspris evt. +25% skrives på invitation)
  • Diætmad? = web-redaktør opretter et diætfelt
  • ---
  • Startdato for tilmelding (ofte straks)
  • Slutdato for tilmelding (frist?) 
  • Indtægt bogføres (3200 ... vælges af web-red.)
  • Underafdeling (Afdelingens Kontonr vælges af web-red.) 
  • Aktivitet (type vælges af web-red.)
  • Email (=svar-til: arrangør? eller tovholder?)
  • (evt. mobil - kun på invitation) 
  • Send kvittering (til deltager: Ja)
  • Teaser tekst (kort skrives af web-red.) 
  • Teaser billede* (jpg - det letter hvis den valgte billed-fil mailes med - tak)
  • Felt til Invitationens tekst (evt. forkortet af web-red.) 
  • Invitationen vedhæftes (word eller pdf, omdøbes evt. af web-red., se nedenfor)
  • (Filen arkiveres på hjemmeside-arkivet). 

NB: Filstruktur på hjemmesiden og i Arkiver 

Hver afdeling kan have 4-12 events-filer + 4-8 Best-møde indkaldelser + referater + andet, derfor er filstruktur nødvendig - også for at andre kan tage over og genfinde filer.

Oplæg: Filer navngives ensartet, kort og UDEN æøå, punktum eller tomme mellemrum! 

Filnavn: åååå-mm-dd_Vk-Afd_Emne_NN-0.filtype (NN=ini-person + 0=evt. kladde/ udgavenr). 

Derved vil filer ligge efter hinanden i div. arkiver og filer på nettet vil ikke få ekstra tegn tilføjet, feks %20 ved tomme mellemrum.  

VIRKSOM hilsen fra web-redaktør, maj-august 2019 / Susan B.